Stappenplan webinar organiseren

In 4 stappen een succesvol webinar organiseren

Het is niet moeilijk om een webinar te organiseren, maar er zijn wel een aantal stappen die doorlopen worden. Op deze pagina vind je het ‘stappenplan webinar organiseren’ om een duidelijk overzicht te hebben welke stappen er doorlopen worden. De samenwerking tussen jou als organisator en Webinars.nu is belangrijk. Webinars.nu doet er alles aan om je zoveel mogelijk te ontzorgen, maar we hebben jouw input ook nodig. 

1
Idee en planning

Een webinar start met een communicatiebehoefte.

2
Inhoud

Ligt het webinar vast? Dan starten we met de inhoud. Zowel voor het webinar als de inschrijfpagina.

3
Live uitzending

3,2,1 Live. Dit is het moment waar het allemaal om gaat. De live uitzending.

4
Opvolging

De webinar is achter de rug en de rapportage is beschikbaar. Zorg nu voor de juiste opvolging.

Stappenplan webinar organiseren

Je hebt besloten om met jouw organisatie een webinar te organiseren. Maar waar begin je? In onderstaande stappenplan nemen we je mee in alle stappen die doorlopen worden bij een succesvol webinar. Deze pagina helpt je bij een gestructureerde aanpak.

Stappenplan webinar Stap 1 interactie webinar

Stap 1: Idee en planning

Elk webinar begint met een idee. Op het moment dat je op deze pagina bent terechtgekomen heb je waarschijnlijk al een idee waarover jouw webinar moet gaan. Er is een communicatiebehoefte en een webinar is de beste vorm om jouw boodschap over te brengen en in contact te komen met jouw doelgroep.

Webinarstudio vastleggen

We willen jouw idee omzetten naar een concreet webinar. Het is tijd om spijkers met koppen te slaan. Nu is het zaak dat er een datum en tijd in de agenda van alle betrokkenen komt. Maar waar ga je het webinar organiseren? Neem contact op met Webinars.nu om de gewenste datum en tijd in onze studio vast te leggen. Je ontvangt van Webinars.nu ook de intake-pagina zodat je snel een overzicht hebt wat we van elkaar mogen verwachten.

Vergeet niet om ook de beoogde spreker(s) vast te leggen op de gewenste datum en tijd.  Ligt alles vast? Geweldig! Dan gaan we door naar de volgende stap.

Tip: Houd ook rekening met de aanlooptijd die je nodig hebt tot het live moment. Bij Webinars.nu adviseren we om normaal gesproken ten minste 3 weken aanlooptijd te hanteren. Denk aan de tijd die nog nodig is voor de totstandkoming van content zoals de inschrijfpagina, PowerPoint en tijd die nodig is voor het uitnodigingstraject.

Stappenplan webinar Stap 2 interactie webinar

Stap 2: Inhoudelijke voorbereiding

De tweede stap start direct nadat de datum en tijd voor jouw webinar is vastgelegd. Voor jou als organisator is deze tweede stap meteen de belangrijkste. Het webinaridee moet worden omgezet in content. We hebben als eerst content nodig om de inschrijfpagina te kunnen maken, maar deze content moet goed aansluiten op het daadwerkelijke verhaal wat in het webinar wordt behandeld. Het is daarom verstandig om het verhaal in één keer met de betrokken sprekers voor te bereiden. In een later stadium kan het definitieve verhaal voor in de webinar verder worden uitgewerkt.

Praktische voorbereiding

Als je een webinar organiseert zijn er een aantal praktische zaken die ingevuld moeten worden. In onderstaand overzicht vind je de belangrijkste op een rij:

  • Hoeveel sprekers?
  • Gebruik je een presentatie (PowerPoint)?
  • Gebruik je een externe host?
  • Welke interactieve modules wil je gebruiken?
  • Wil je schermdeling gebruiken voor een live demo of digitaal whiteboard?
  • Via welk platform lopen de registraties?

Inschrijfpagina

  • Verzin als eerste een onderwerp/titel voor jouw webinar. Deze titel is belangrijk, want is het eerste wat je doelgroep ziet voordat ze besluiten zich wel of niet in te schrijven voor jouw webinar.
  • Schrijf een introductietekst. Deze tekst wordt op de introductiepagina getoond en zet de lezer aan om zich in te schrijven voor het webinar. Let op dat je hier geen verkooppraatje van maakt.
  • Geef ook de namen van de sprekers inclusief functie en organisatienaam door.

Promotie

Als de inschrijfpagina eenmaal is aangemaakt kunnen mensen zich inschrijven voor jouw webinar. Maar jouw doelgroep moet nog worden uitgenodigd om zich in te schrijven. Promotie is daarom essentieel voor het slagen van jouw webinar.

Als eerste is het belangrijk om te onderkennen wie de beoogde doelgroep is. Zijn dit bekende relaties en beschik je over een database met e-mailadressen of is het de bedoeling dat de inschrijvingen uit externe bronnen komen?

Stappenplan webinar: Webinar promotie

Start bij voorkeur ongeveer 3 weken voor aanvang met het promoten van jouw webinar. Veel gebruikte promotiekanalen zijn:

E-mailing op de eigen database

Zijn de doelgroep van jouw webinar bekende relaties? En beschik je over een database met e-mailadressen? Perfect. Plan de eerste mailing bij voorkeur een aantal weken van te voren in zodat je nog gelegenheid hebt om een extra mailing te versturen.

Nieuwsbrief

Heeft jouw organisatie een nieuwsbrief? Neem het webinar dan ook op in de nieuwsbrief, zodat de leden van jouw nieuwsbrief zich kunnen inschrijven voor het webinar. Ook een goed idee: wellicht is het mogelijk om in aanloop naar het webinar een themanieuwsbrief te maken met een duidelijke call-to-action naar het inschrijfformulier van het webinar.

Social Media

Heeft jouw organisatie een of meerdere Social Media-accounts? Vergeet dan niet om daar een aantal berichten te plaatsen met verwijzing naar de inschrijfpagina van jouw webinar. Vergeet niet om gebruik te maken van de connecties van de betrokken sprekers. Vraag hen om via LinkedIn hun contacten attent te maken op het aanstaande webinar.

Partnercampagnes

Organiseer je de webinar samen met een partner? Vergeet dan niet om gebruik te maken van het bereik van jouw partner. Jouw partner heeft vast ook een nieuwsbriefdatabase, Social Media en voldoende connecties voor wie het webinar interessant is.

Mediacampagne

Ga je met het webinar leads genereren? Dan is een goede mediacampagne waarschijnlijk belangrijk voor het slagen van de webinarcampagne. Koop gericht (online) advertentieruimte in bij (vak)media waar jouw doelgroep zich bevindt. Probeer met de mediapartijen een resultaatgerichte afspraak te maken, zodat je zeker weet dat je een goede ROI krijgt voor jouw budget.

Eigen website

Voor de hand liggend, maar toch vaak vergeten: plaatsing van jouw webinar op een (prominente) plek op jouw eigen website. Wellicht beschik je over een event-kalender, maar kan je het webinar ook op de homepage plaatsen.

Voorbereiding live webinar

Gebruik de aanlooptijd om goed voor te bereiden met de sprekers van het webinar. Het is raadzaam om een aantal dagen voorafgaand aan het webinar een meeting met alle betrokkenen te hebben. Heb je een externe host ingeschakeld? Vergeet hem of haar ook niet te betrekken bij de voorbereidingen.

Bereid in deze fase ook eventuele pollvragen of call-to-actions voor en geef die tijdig door aan Webinars.nu zodat dit voor je kan worden klaargezet.

Tips voor een goede voorbereiding:

Stappenplan webinar Stap 3 3 interactie webinar

Stap 3: Uitzending

Op de dag van de uitzending is de grootste rol weggelegd voor het team van Webinars.nu. Wij zorgen ervoor dat voordat jij en jouw sprekers binnenkomen alles voorbereid is en we de tijd dat jij als organisator van het webinar bij ons bent goed kunnen besteden.

Zorg ervoor dat iedereen op de afgesproken tijd op de locatie aanwezig is. Als organisator van het webinar is het raadzaam om de sprekers te voorzien van een goede route- en/of parkeerinstructie.

Aangekomen op de locatie zorgt het team van Webinars.nu voor een warm ontvangst en zal iedereen op zijn of haar gemak stellen. We nemen ter plaatse nog kort het draaiboek door en checken of alles voor iedereen voldoende duidelijk is. De tijd die nog rest tot het moment van live gaan besteden we aan een instructie in de studio. We bespreken onder andere:

  • In welke camera kijk je?
  • Hoe gaan we om met kijkersvragen?
  • Waar zijn alle schermen voor?
  • Wie klikt er door de slides?
Stappenplan webinar: Live webinar
Tip 4 interactie webinar

Stap 4: Opvolging na de uitzending

Na de uitzending ontvang je van Webinars.nu de eindrapportage waarin je het aantal inschrijvingen, deelnemers, polls, vragen, chats etc. kunt vinden. Daarnaast ontvang je indien gewenst ook het videobestand van het webinar zodat je deze op je eigen website kunt plaatsen.

Opvolging

Afhankelijk van het doel van jouw webinar ligt er nu een belangrijke taak op je te wachten: de opvolging van het webinar. Wellicht wil je de mensen die wel waren ingeschreven, maar niet live hebben deelgenomen nog een de mogelijkheid geven om de on-demand webinar terug te kijken. Daarnaast wil je misschien ook de kijkers nog wel opvolgen. Een aantal tips op een rij:

  • Vragen en chats: Zijn er tijdens het live webinar vragen binnengekomen die nog niet zijn beantwoord of nog een verdiepend antwoord verdienen? Vergeet niet om contact op te nemen met de vragensteller.
  • Follow-up mailing: Zorg dat het ‘event’ niet als een nachtkaars uitgaat na afloop van het webinar. Zorg voor een passende followup mailing voor jouw kijkers, maar ook de mensen die wel waren ingeschreven maar niet hebben gekeken.
  • Enquête: Heb je een enquête gedaan? Vergeet niet om de resultaten te publiceren en te delen met de deelnemers van het webinar.
  • Social Media: Laat op Social Media zien dat je een succesvol webinar hebt georganiseerd. Een uitgelezen kans om jezelf als expert op het onderwerp neer te zetten.

Volgende webinar inplannen

Heb je een succesvol webinar georganiseerd? Vergeet dan niet om een vervolg te geven aan de webinar, en plan jouw volgende webinar(s) in.

Mis je nog informatie in dit ‘stappenplan webinar organiseren’? Laat het ons dan weten.

Informatie

Ook een webinar organiseren? We helpen je graag. Neem nu contact met ons op.

Dienstbeschrijving

Download onze dienstbeschrijving via onderstaand formulier.

Direct reservering maken

Via onderstaand formulier kun je direct een reservering doorgeven. Let op: dit is een aanvraag. Wij nemen zo snel mogelijk contact met je op om de beschikbaarheid en details met je door te nemen.