Onze dank is groot. Je gaat via Webinars.nu een webinar organiseren. Dankjewel voor de opdracht. Wij kijken uit naar jouw komst naar de opdracht. Voordat het zover is moeten we nog een aantal zaken met elkaar afstemmen. Op deze pagina vind je het stap-voor-stap.
Stap 1: Direct na inplannen webinar
Inschrijfpagina/uitzendpagina
Om jouw webinar een mooie online plek te kunnen geven hebben we gegevens nodig om de inschrijfpagina, de uitzendpagina, en de on-demand-pagina aan te kunnen maken. Graag ontvangen we onderstaande gegevens zo snel mogelijk nadat het webinar is ingepland. Wij gaan na ontvangst aan de slag met het aanmaken van de inschrijfpagina.
Hulp nodig?
Kom je er niet uit? Schroom niet om ons te bellen of te mailen.
Welke informatie hebben we nodig?
- Titel van het webinar
- Optioneel: subtitel van het webinar
- Een tekst van jouw webinar. Dit is de centrale content op de inschrijfpagina. Een afbeelding is ook mogelijk.
- Een korte beschrijving van maximaal 50 karakters (inclusief spaties) voor het agenda-item.
- Een kort welkomstbericht voor op de live-pagina van maximaal 80 karakters.
- Een afbeelding voor het agenda-item in het platform.
- Optioneel: een header-afbeelding voor de bovenkant van de pagina’s.
- Informatie van alle sprekers:
- Naam sprekers
- Functie sprekers
- Organisatienaam sprekers
- Foto van de sprekers (Een foto van LinkedIn is perfect!)
- Optioneel: een korte beschrijving van de sprekers.
- Optioneel: Link naar het LinkedIn-profiel van de sprekers.
- Indien nog niet afgestemd: welke formuliervelden dienen uitgevraagd te worden. De basis is: e-mailadres, voornaam, achternaam.
Zodra wij deze informatie hebben maken wij de inschrijfpagina voor je aan. Dit is tijdens de live uitzending ook de plek waar deelgenomen kan worden aan de uitzendingen. Je ontvang van ons de link. Deze kun je gebruiken voor de promotie van het webinar.
Stap 2: De week voor het webinar
Aanleveren beelden t.b.v. studio decor
De studio van Webinars.nu beschikt over een professionele talkshow tafel. Daarin is een TV-scherm verwerkt. Daarnaast hebben wij in het decor nog 5 beeldschermen verwerkt. Wij sturen deze aan met een 3-tal computers. Wij zijn in de studio zeer flexibel met het decor. Wij ontvangen graag enkele dagen van te voren welke beelden we mogen projecteren op de diverse schermen. Deze beelden ontvangen we graag in 1920×1080 resolutie. Dit mag een PowerPoint-slide zijn, een afbeelding of een bewegend beeld. Wij zorgen ervoor dat dit netjes in het decor verwerkt wordt.
Kleuren
Daarnaast hebben we de mogelijkheid om een tweetal kleuren aan te passen op jouw gewenste huisstijl. De achtergrondkleur van de studio en de kleur van de zuilen. We vernemen graag welke kleuren je hiervoor wil gebruiken.
Reminders
Webinars.nu stuurt een aantal dagen en +/- 25 minuten voor aanvang van het webinar reminders per mail. Vanuit deze reminders klikken deelnemers makkelijk door naar de uitzending. Wij hebben hiervoor een standaard professioneel (clean) format. De reminders worden geautomatiseerd verzonden.
Wil je bepaalde content opnemen in één van de reminders? Laat het ons tijdig weten (uiterlijk 4 werkdagen voor het webinar).
Moderatie van de vragen
Kijkers kunnen vragen stellen aan de sprekers tijdens het webinar. Dat kan via Q&A of chat, afhankelijk van jouw keuze.
Kies je voor Q&A? Dan kunnen vragen gemodereerd worden voordat ze bij de sprekers live in de studio op het scherm verschijnen. Wil je hier gebruik van maken? Laat ons weten wie de vragen zal modereren? Wij zorgen voor een inlogaccount. Wij verzoeken je, om, naast de sprekers, met maximaal 2 personen naar onze studio te komen.
Hoe behandelen we kijkersvragen in de Q&A-module?
In onderstaande video laten we zien hoe een kijker een vraag kan stellen, hoe je deze kunt modereren en hoe de presentator de vraag ziet.
De dag voor de uitzending
Aanleveren PowerPoint, Poll, Call-to-Action, Enquête, toetsvragen en video
Maak je gebruik van één of meer van bovenstaande elementen tijdens jouw webinar? Lever deze dan uiterlijk 24 uur voor aanvang van jouw webinar bij ons aan. Wij bereiden jouw komst naar de studio voor, door de materialen alvast klaar te zetten.
Stap 3: De dag van het webinar
Jouw komst naar onze studio
Wij verzoeken je om rond de afgesproken tijd aanwezig te zijn in onze studio. Het te laat komen van betrokkenen kan invloed hebben op de kwaliteit van het webinar. Webinars.nu zal er alles aan doen om alles in goede banen te leiden, maar we kunnen geen aansprakelijkheid dragen voor fouten indien sprekers niet tijdig aanwezig zijn.
Tegelijkertijd vragen we je ook om niet véél eerder dan de afgesproken tijd aanwezig te zijn, tenzij we dit hebben afgesproken (altijd mogelijk!). Onze technici zijn dan nog bezig met het klaarzetten van de studio.
Kom je vanuit een andere afspraak naar onze locatie en wil je toch eerder aanwezig zijn? Laat het ons dan tijdig weten, zodat we een werkplek in ons pand voor je kunnen reserveren.
Stap 4: Na afloop van het webinar
Opname
Na afloop van het webinar ontvang je van ons (digitaal) de opname. De opname is niet onmiddellijk na het webinar gereed, maar deze wordt door onze videospecialist ‘schoongeknipt’, zodat deze geschikt is voor publicatie op het door jouw gewenste kanaal.
On-demand
Het is standaard mogelijk om webinars terug te kijken. Dat gaat eenvoudig via dezelfde webpagina als waar de live uitzending heeft plaatsgevonden. Webinars.nu plaatst webinars standaard terug zodat deze teruggekeken kunnen worden. Is dat niet de bedoeling? Laat het ons weten. Dan ontvang je van ons het videobestand, maar plaatsen wij de webinar niet online.
Rapportage
Vóór, tijdens en na het webinar worden gegevens verzameld. Deze zijn via ons klantdashboard in te zien, en te exporteren. Na het webinar zijn de gegevens van de live uitzending beschikbaar. Via een handige knop exporteer je deze naar Excel, zodat je deze gegevens in je eigen CRM kunt importeren.
Veelgestelde vragen
Locatie
Webinars.nu is gevestigd aan de A27 in Blaricum. Via Google Maps of Apple Kaarten kun je onze bedrijfsnaam intypen zodat je precies voor onze deur uitkomt.
Webinars.nu
Binnendelta 1L
1261 WZ, Blaricum
We verzoeken jou als contactpersoon om het adres ook aan alle andere betrokkenen door te geven.
Parkeren
Wij beschikken over drie eigen parkeerplaatsen en voldoende openbare parkeerplaatsen rondom ons pand. Parkeren is gratis.
Lunch, diner of ontbijt regelen?
Wil je dat we jouw gasten voorzien van ontbijt, lunch of diner (afhankelijk van het tijdstip). Dat is geen probleem. Laat het ons tijdig weten, zodat wij dit via onze vaste cateraar kunnen regelen. Koffie en Thee hebben we uiteraard altijd beschikbaar.
Vragen of wensen?
Schroom niet om contact met ons op te nemen. We staan graag voor je klaar en denken graag mee. Geen vraag of wens is ons te gek.
Telefoon: 035 – 234 0200
E-mail: info@webinars.nu