Je gaat via Webinars.nu een webinar organiseren. Dankjewel voor de opdracht. Wij kijken uit naar jouw komst naar onze studio. Voordat het zover is moeten we nog een aantal zaken afstemmen. Op deze pagina vind je het stap-voor-stap.

Stap 1: Direct na inplannen webinar

Inschrijfpagina/uitzendpagina

Om jouw webinar een mooie online plek te kunnen geven hebben we gegevens nodig om de inschrijfpagina, de uitzendpagina, en de on-demand-pagina aan te kunnen maken. Graag ontvangen we onderstaande gegevens zo snel mogelijk nadat het webinar is ingepland. Wij gaan na ontvangst aan de slag met het aanmaken van de inschrijfpagina.

Hulp nodig?

Kom je er niet uit? Schroom niet om ons te bellen of te mailen.

  • Titel van het webinar
  • Optioneel: subtitel van het webinar
  • Een tekst van jouw webinar. Dit is de centrale content op de inschrijfpagina. HTML content is mogelijk, zoals een afbeelding.
  • Een korte beschrijving van maximaal 50 karakters (inclusief spaties) voor het agenda-item.
  • Een kort welkomstbericht voor op de live-pagina van maximaal 80 karakters.
  • Een afbeelding voor het agenda-item.
  • Optioneel: een header-afbeelding voor de bovenkant van de pagina’s.
  •  Informatie van alle sprekers:
    • Naam sprekers
    • Functie sprekers
    • Organisatienaam sprekers
    • Foto van de sprekers (Een foto van LinkedIn is perfect!)
    • Optioneel: een korte beschrijving van de sprekers.
    • Optioneel: Link naar het LinkedIn-profiel van de sprekers.
  • Indien nog niet afgestemd: welke formuliervelden dienen uitgevraagd te worden. De basis is: e-mailadres, voornaam, achternaam.

Stap 2: De week voor het webinar

Aanleveren beelden t.b.v. TV-schermen

De studio van Webinars.nu beschikt over een professionele desk. Daarin is een TV-scherm verwerkt.

Daarnaast beschikken we over twee 70″ TV-schermen in de achtergrond. 

Hierop kunnen we visuals projecteren. Deze ontvangen we graag. Dit mag een los PowerPoint-bestand zijn met daarin 1 slide waarin de visual is verwerkt. Wil je verschillende beelden op de verschillende schermen? Lever ons dan meerdere PowerPoint-bestanden aan.

Reminders

Webinars.nu stuurt een aantal dagen en +/- 25 minuten voor aanvang van het webinar reminders per mail. Vanuit deze reminders klikken deelnemers makkelijk door naar de uitzending. Wij hebben hiervoor een standaard professioneel (clean) format. De reminders worden geautomatiseerd verzonden.

Wil je bepaalde content opnemen in één van de reminders? Laat het ons tijdig weten (uiterlijk 4 werkdagen voor het webinar).

Moderatie van de vragen

Kijkers kunnen vragen stellen aan de sprekers tijdens het webinar. Dat kan via Q&A of chat, afhankelijk van jouw keuze.

Kies je voor Q&A? Dan kunnen vragen gemodereerd worden voordat ze bij de sprekers live in de studio op het scherm verschijnen. Wil je hier gebruik van maken? Laat ons weten wie de vragen zal modereren? Wij zorgen voor een inlogaccount. Wij verzoeken je, om, naast de sprekers, met maximaal 2 personen naar onze studio te komen.

De dag voor de uitzending

Aanleveren PowerPoint, Poll, Call-to-Action, Enquête, toetsvragen en video

Maak je gebruik van één of meer van bovenstaande elementen tijdens jouw webinar? Lever deze dan uiterlijk 24 uur voor aanvang van jouw webinar bij ons aan. Wij bereiden jouw komst naar de studio voor, door de materialen alvast klaar te zetten.

Stap 3: De dag van het webinar

Jouw komst naar onze studio

Wij verzoeken je om rond de afgesproken tijd aanwezig te zijn in onze studio. Het te laat komen van betrokkenen kan invloed hebben op de kwaliteit van het webinar. Webinars.nu zal er alles aan doen om alles in goede banen te leiden, maar we kunnen geen aansprakelijkheid dragen voor fouten indien sprekers niet tijdig aanwezig zijn.

Tegelijkertijd vragen we je ook om niet véél eerder dan de afgesproken tijd aanwezig te zijn. Onze technici zijn dan nog bezig met het klaarzetten van de studio.

Kom je vanuit een andere afspraak naar onze locatie en wil je toch eerder aanwezig zijn? Laat het ons dan tijdig weten, zodat we een werkplek in ons pand voor je kunnen reserveren. 

Stap 4: Na afloop van het webinar

Opname

Na afloop van het webinar ontvang je van ons (digitaal) de opname. De opname is niet onmiddellijk na het webinar gereed, maar deze wordt door onze videospecialist ‘schoongeknipt’, zodat deze geschikt is voor publicatie op het door jouw gewenste kanaal.

On-demand

Het is standaard mogelijk om webinars terug te kijken. Dat gaat eenvoudig via dezelfde webpagina als waar de live uitzending heeft plaatsgevonden. Webinars.nu plaatst webinars standaard terug zodat deze teruggekeken kunnen worden. Is dat niet de bedoeling? Laat het ons weten. Dan ontvang je van ons het videobestand, maar plaatsen wij de webinar niet online.

Rapportage

Vóór, tijdens en na het webinar worden gegevens verzameld. Deze zijn via ons klantdashboard in te zien, en te exporteren. Na het webinar zijn de gegevens van de live uitzending beschikbaar. Via een handige knop exporteer je deze naar Excel, zodat je deze gegevens in je eigen CRM kunt importeren.

Veelgestelde vragen

Locatie

Webinars.nu is gevestigd in de Werkspoorfabriek te Utrecht. Ons adres is:

Schaverijstraat 11
3534 AS, Utrecht

Parkeren

Parkeren kan openbaar op de diverse parkeerplaatsen rondom het pand. Aan de zijkant, en achterkant zijn ook parkeerplaatsen beschikbaar. Door drukte kan het soms zijn dat je iets verder moet parkeren.

Bel ons als je er bent

De deur van ons pand is (vaak) standaard gesloten. Bel ons even via 030 – 20 72 266 en we komen je bij de hoofdingang ophalen.