Onze dank is groot. Je gaat samen met Webinars.nu een webinar organiseren. Dankjewel voor de opdracht. Wij kijken uit naar jouw komst naar de studio. Voordat het zover is stemmen we een aantal zaken af en ontvangen we graag input. Op deze pagina vind je het stap-voor-stap.
Stap 1: Direct na inplannen webinar
Inschrijfpagina/uitzendpagina
Om jouw webinar een mooie online plek te kunnen geven hebben we gegevens nodig om de inschrijfpagina, de uitzendpagina, en de on-demand-pagina aan te kunnen maken. Graag ontvangen we onderstaande gegevens zo snel mogelijk nadat het webinar is ingepland. Wij gaan na ontvangst aan de slag met het aanmaken van de inschrijfpagina.
Hulp nodig?
Kom je er niet uit? Schroom niet om ons te bellen of te mailen.
Welke informatie hebben we nodig?
- Titel van het webinar
- Optioneel: subtitel van het webinar
- Een tekst van jouw webinar. Dit is de centrale content op de inschrijfpagina. Een afbeelding is ook mogelijk.
- Een korte beschrijving van maximaal 50 karakters (inclusief spaties) voor het agenda-item.
- Een kort welkomstbericht voor op de live-pagina van maximaal 80 karakters.
- Een afbeelding voor het agenda-item in het platform.
- Optioneel: een header-afbeelding voor de bovenkant van de pagina’s. Let op: van deze afbeelding wordt een uitsnede gebruikt die per apparaat/resolutie verschilt. Deze afbeelding kan geen tekst of logo’s bevatten en is puur bedoeld voor de aankleding van de pagina. Resolutie bij voorkeur 1920 x 1080 pixels.
- Informatie van alle sprekers:
- Naam sprekers
- Functie sprekers
- Organisatienaam sprekers
- Foto van de sprekers (Een foto van LinkedIn is perfect!)
- Optioneel: een korte beschrijving van de sprekers.
- Optioneel: Link naar het LinkedIn-profiel van de sprekers.
- Indien nog niet afgestemd: welke formuliervelden dienen uitgevraagd te worden. De basis is: e-mailadres, voornaam, achternaam. Vrijwel alle veldtypen en vragen zijn mogelijk.
Zodra wij deze informatie hebben maken wij de inschrijfpagina voor je aan. Dit is tijdens de live uitzending ook de plek waar deelgenomen kan worden aan de uitzendingen. Je ontvang van ons de link. Deze kun je gebruiken voor de promotie van het webinar.
Stap 2: De week voor het webinar
Aanleveren beelden t.b.v. studio decor
De studio van Webinars.nu beschikt over een professionele talkshow tafel. Daarin is een TV-scherm verwerkt. Daarnaast hebben wij in het decor nog 5 beeldschermen verwerkt. Wij sturen deze aan met een 3-tal computers. Wij zijn in de studio zeer flexibel met het decor. Wij ontvangen graag enkele dagen van te voren welke beelden we mogen projecteren op de diverse schermen. Deze beelden ontvangen we graag in 1920×1080 resolutie. Dit mag een PowerPoint-slide zijn, een afbeelding of een bewegend beeld. Wij zorgen ervoor dat dit netjes in het decor verwerkt wordt. Houdt er rekening mee dat deze schermen bedoeld zijn als aankleding van het decor en dat sprekers hier deels voor zitten. Eventuele PowerPoint-slides, video’s starten we vanuit de regie in en hoeven niet zichtbaar te zijn in het decor. De sprekers hebben voldoende schermen in de zichtlijn om de eigen slides te kunnen zien.
Kleuren
Daarnaast hebben we de mogelijkheid om een tweetal kleuren aan te passen op jouw gewenste huisstijl. De achtergrondkleur van de studio en de kleur van de zuilen. We vernemen graag welke kleuren je hiervoor wil gebruiken.
Reminders
Webinars.nu stuurt een aantal dagen en +/- 25 minuten voor aanvang van het webinar reminders per mail. Vanuit deze reminders klikken deelnemers makkelijk door naar de uitzending. Wij hebben hiervoor een standaard professioneel (clean) format. De reminders worden geautomatiseerd verzonden.
Wil je bepaalde content opnemen in één van de reminders? Laat het ons tijdig weten (uiterlijk 4 werkdagen voor het webinar).
Moderatie van de vragen
Kijkers kunnen vragen stellen aan de sprekers tijdens het webinar. Dat kan via Q&A of chat, afhankelijk van jouw keuze.
Kies je voor Q&A? Dan kunnen vragen gemodereerd worden voordat ze bij de sprekers live in de studio op het scherm verschijnen. Wil je hier gebruik van maken? Laat ons weten wie de vragen zal modereren? Wij zorgen voor een inlogaccount. Wij verzoeken je, om, naast de sprekers, met maximaal 2 personen naar onze studio te komen.
Hoe behandelen we kijkersvragen in de Q&A-module?
In onderstaande video laten we zien hoe een kijker een vraag kan stellen, hoe je deze kunt modereren en hoe de presentator de vraag ziet.
De dag voor de uitzending
Aanleveren materialen
Uiterlijk een dag voor aanvang van het webinar ontvangen we de nodige materialen om jouw webinar compleet te maken. Hieronder lichten we alle elementen nog eens toe.
PowerPoint-presentatie
PowerPoint (of Keynote)
Gebruik voor PowerPoint het 16:9 formaat om zwarte balken te voorkomen. Wij adviseren om het gebruik van tekst op slides te beperken. Door minder tekst te gebruiken en een groot lettertype is het voor jouw deelnemers makkelijker te volgen. Heb je toch wat meer tekst? Smeer dit dan uit over meerdere slides.
Afbeeldingen in slides
We moedigen het gebruik van afbeeldingen en visuals aan. Dit maakt de slides aantrekkelijker om naar te kijken.
Video in slides
Het presenteren van video in de slides is foutgevoelig. Lever de videobestanden als losse bestanden aan zodat we die kunnen voorbereiden in de regie.
Bewegingseffecten in slides
Het gebruik van bewegingseffecten in slides raden we af. We maken een geschakeld programma waardoor we niet altijd de slide in beeld zullen hebben. De bewegingseffecten kunnen daarnaast vertragend werken waardoor je het temp uit jouw presentatie haalt. Het inspringen van bullets is geen probleem maar doe dit bij voorkeur zonder visueel effect.
Keynote
Het gebruik van Apple Keynote is mogelijk. Onze regie is ook voorzien van Apple-computers om dit mogelijk te maken. Laat het ons wel van te voren weten.
Poll of toetsvragen
Het is mogelijk om pollvragen te gebruiken tijdens het live-webinar. Dit zijn altijd meerkeuzevragen. Dit kunnen vragen zijn waar één antwoordoptie gekozen kan worden (radiobutton) of waar meerdere antwoordopties gekozen kunnen worden (checkbox).
Deelnemers zijn de percentages van de gegeven antwoorden zodra de host/presentator de poll heeft gesloten. In de studio zie de host de uitkomsten van de poll zodat deze aan tafel met alle sprekers doorgenomen kunnen worden. Dit levert mooie interactie op en een dynamisch gesprek in de studio.
Checkbox-vragen
Wanneer gebruik gemaakt wordt van een pollvraag waar meerdere antwoordopties gekozen kunnen worden berekent het systeem de percentages per gegeven antwoord op basis van het aantal deelnemers aan de poll. Als 100 mensen deelnemen aan de poll waarvan 80 mensen voor optie A kiezen en 90 voor optie B. Zijn de respectievelijk getoonde percentages A: 80% en B: 90%.
Technisch is er geen limiet aan het aantal pollvragen en het aantal antwoordopties maar we adviseren dit beide te beperken tot 4.
De pollvragen worden door de host geactiveerd en gesloten. Deze komt vanzelf naar voren bij de deelnemers zodat de attentiewaarde maximaal is.
Lever de pollvragen aan bij Webinars.nu zodat we dit voor jullie komst naar de studio klaar kunnen zetten.
Call-to-Action
De Call-to-Action-functie is een functie die een ander stuk content onder de aandacht te brengen gedurende het webinar. Dit kan bijvoorbeeld een verwijzing zijn naar een eBook, formulier of webpagina. Deze kan door de host worden geactiveerd. Lever daarvoor een korte titel, beschrijving en de link waar we naartoe verwijzen aan.
We adviseren om het gebruik hiervan beperkt te houden en dit voornamelijk aan het einde in te zetten. Je zou immers kijkers kwijt kunnen raken op het moment dat je ze verwijst naar een andere webpagina.
Enquête
Het is mogelijk om binnen het webinarplatform een enquete te gebruiken. Je peilt dan direct na afloop van het webinar de mening van de kijker uit. Jouw deelnemers zitten dan nog in het “momentum” van het webinar. We zien dat dit doorgaans een betere respons oplevert dan wanneer je de enquete later via de mail verspreid.
We ontvangen graag de enquete-vragen voorafgaand aan het webinar zodat we dit voor je klaar kunnen zetten. In de live-uitzending activeert de host de enquete aan het einde van het webinar.
Video
Het gebruik van video is mogelijk en juichen we toe. Dit helpt mee om jouw uitzending nog aansprekender te maken en het kan je helpen een onderwerp nog verder te verduidelijken. We ontvangen de video’s graag als losse videobestanden (MP4 of MOV) in een resolutie van 1920×1080. Heb je hier vragen over? Heb je video’s in een ander formaat? Geen probleem. Neem dan even telefonisch contact met ons op en we bespreken de mogelijkheden.
Zijn de bestanden te groot om via de mail te versturen en heb je niet de beschikking over een tool om grote bestanden te versturen? Neem ook dan even contact met ons op zodat we een upload-link voor je kunnen aanmaken om de bestanden bij ons aan te leveren.
Stap 3: De dag van het webinar
Jouw komst naar onze studio
Wij verzoeken je om rond de afgesproken tijd aanwezig te zijn in onze studio. Het te laat komen van betrokkenen kan invloed hebben op de kwaliteit van het webinar. Webinars.nu zal er alles aan doen om alles in goede banen te leiden, maar we kunnen geen aansprakelijkheid dragen voor fouten indien sprekers niet tijdig aanwezig zijn.
Tegelijkertijd vragen we je ook om niet véél eerder dan de afgesproken tijd aanwezig te zijn, tenzij we dit hebben afgesproken (altijd mogelijk!). Onze technici zijn dan nog bezig met het klaarzetten van de studio.
Kom je vanuit een andere afspraak naar onze locatie en wil je toch eerder aanwezig zijn? Laat het ons dan tijdig weten, zodat we een werkplek in ons pand voor je kunnen reserveren.
Uitleg sprekers en betrokkenen + dry-run
Gedurende de afgesproken voorbereidingstijd zullen we alle sprekers nog een instructie geven over hoe alles werkt in de studio. De host heeft een belangrijke taak dus daar nemen we ruim de tijd voor. Denk aan uitleg over het gebruik van de tablet t.b.v. interactie en het samenspel met moderatoren. Voor de overige sprekers laten we de aanwezige camera’s en kijkrichtingen zien. Daarnaast is er tijd voor een (gedeeltelijke) dry-run.
Stap 4: Na afloop van het webinar
Opname
Na afloop van het webinar ontvang je van ons (digitaal) de opname. De opname is niet onmiddellijk na het webinar gereed, maar deze wordt door onze videospecialist ‘schoongeknipt’, zodat deze geschikt is voor publicatie op het door jouw gewenste kanaal. We proberen de on-demand versie zo snel mogelijk na afloop van de live-uitzending beschikbaar te maken.
On-demand
Het is standaard mogelijk om webinars terug te kijken. Dat gaat eenvoudig via dezelfde webpagina als waar de live uitzending heeft plaatsgevonden. Webinars.nu plaatst webinars standaard terug zodat deze teruggekeken kunnen worden. Is dat niet de bedoeling? Laat het ons weten. Dan ontvang je van ons het videobestand, maar plaatsen wij de webinar niet online. De interactieve elementen zijn niet beschikbaar in het on-demand webinar.
Rapportage
Vóór, tijdens en na het webinar worden gegevens verzameld. Deze zijn via ons klantdashboard in te zien, en te exporteren. Na het webinar zijn de gegevens van de live uitzending beschikbaar. Via een handige knop exporteer je deze naar Excel, zodat je deze gegevens in je eigen CRM kunt importeren.
Veelgestelde vragen
Locatie
Webinars.nu is gevestigd aan de A27 in Blaricum. Via Google Maps of Apple Kaarten kun je onze bedrijfsnaam intypen zodat je precies voor onze deur uitkomt.
Webinars.nu
Binnendelta 1L
1261 WZ, Blaricum
We verzoeken jou als contactpersoon om het adres ook aan alle andere betrokkenen door te geven.
Kleding
Vermijd felle kleuren, drukke prints of dunne strepen. Deze kunnen storend overkomen op camera of interfereren met het beeld. Neutrale tinten zoals blauw, grijs, beige of zachte pastels werken goed en geven een rustige uitstraling.
Glanzende stoffen of kleding met metallic accenten kunnen reflecteren onder de felle studiolampen. Kies daarom voor matte stoffen die het licht goed absorberen en comfortabel aanvoelen.
Grote sieraden of accessoires kunnen afleiden van je presentatie en geluiden maken die door de microfoon worden opgepikt. Kies voor subtiele, professionele accessoires.
Make-up kan helpen om een glanzende huid door de studiolampen te verminderen, maar houd het natuurlijk. Standaard hebben we visagie niet inbegrepen maar dit is op aanvraag wel mogelijk. Wil je hiervan gebruik maken? Laat het ons tijdig weten.
Parkeren
Wij beschikken over drie eigen parkeerplaatsen en voldoende openbare parkeerplaatsen rondom ons pand. Parkeren is gratis.
Lunch, diner of ontbijt regelen?
Wil je dat we jouw gasten voorzien van ontbijt, lunch of diner (afhankelijk van het tijdstip). Dat is geen probleem. Laat het ons tijdig weten, zodat wij dit via onze vaste cateraar kunnen regelen. Koffie en Thee hebben we uiteraard altijd beschikbaar.
Vragen of wensen?
Schroom niet om contact met ons op te nemen. We staan graag voor je klaar en denken graag mee. Geen vraag of wens is ons te gek.
Telefoon: 035 – 234 0200
E-mail: info@webinars.nu