Overweeg je om een webinar te organiseren? Zorg er dan voor dat je het professioneel aanpakt. Je hebt vast ook een aantal webinars bijgewoond. En toen vielen je vast een aantal dingen op aan dat webinar waarvan je dacht: “dat wil ik ook” of juist: “dat kan beter”. In deze blog zetten we de belangrijkste tips voor een succesvol webinar voor je op een rij.
Dit artikel gaat niet over niet de basics, of het hoe en waarom van een webinar. Ga daarvoor naar de pagina ‘Wat is een webinar?’.
Bekijk de 10 tips
1. Start met bepalen doelstelling
Elk project begint met een plan. Zo ook een webinarproject. De eerste tip voor een succesvol webinar is het bepalen van een doelstelling. Dat klinkt logisch, maar toch zien we dit niet altijd gebeuren. Stel vooraf een doelstelling vast om later te kunnen meten of het webinar succesvol is.
SMART
Smart? Slim? Jazeker! Zorg dat je slim omgaat met het vaststellen van de doelstelling, en maak gebruik van de SMART-methode. SMART is een afkorting en staat voor onderstaande:
- Specifiek; de doelstelling is eenvoudig uit te leggen.
- Meetbaar; kunnen meten of de doelstelling is behaald.
- Actiegericht; een duidelijke ‘actie’ is gekoppeld.
- Realistisch; doelstellingen moeten haalbaar zijn.
- Tijdgebonden; er moet een begin- en eindpunt zijn.
Voorbeelden SMART-doelen
Een aantal goede voorbeelden van SMART-doelen zijn:
- Minstens 50% van alle genodigden moet zich inschrijven voor mijn webinar. Daarvan moet 75% deelnemen aan de live webinar.
- Het webinar moet minstens 60 nieuwe leads opleveren.
- Minimaal 40% van de kijkers moet mijn eBook downloaden (call-to-action).
Dit zijn slechts een aantal voorbeelden van doelstellingen die kunnen passen bij een webinar. In jouw situatie kunnen misschien hele andere SMART-doelen worden bepaald.
2. Onderwerp bepalen
Deze tip sluit eigenlijk direct aan op de eerste tip. Zorg bij het bepalen van een onderwerp dat dit goed aansluit op de vastgestelde doelstelling en doelgroep. Alleen op deze manier is het halen van jouw doelstellingen realistisch. Daarvoor is het kennen van jouw doelgroep uiteraard ook erg belangrijk.
Maak keuzes
Durf ook keuzes te maken. Een erg algemeen onderwerp lijkt misschien voor de hand te liggen om zoveel mogelijk mensen aan te spreken. Maar de inhoudelijke waarde die je de doelgroep biedt is dan wellicht te beperkt. Jouw doelgroep schrijft zich dan niet in voor het webinar omdat het onvoldoende duidelijk is wat ze aan het webinar zullen hebben. Probeer je te verplaatsen in de doelgroep en zorg dat je altijd een antwoord hebt op de vraag “what’s in it for me?” (wat schiet ik als deelnemer op met mijn webinardeelname).
3. Kies de juiste dag en tijd
Zorg dat de dag en tijd van jouw webinar goed is afgestemd op jouw doelgroep. Organiseer je een webinar voor scholen? Zorg dan dat je jouw webinar buiten schooltijd uitzendt. Organiseer je een webinar voor ZZP’ers? Dan zijn de avonduren misschien beter geschikt dan overdag.
Wat zijn de beste dagen en tijden?
Allereerst is het vooral belangrijk om de gekozen dag en tijd zoveel mogelijk af te stemmen op jouw doelgroep. Maar op basis van onze ervaring kunnen we stellen:
- Dat dinsdag, woensdag en donderdag de meest populaire dagen zijn. Op de voet gevolgd door de maandag.
- In de ochtend veel gekozen wordt voor 11.00 uur. In de middag wordt veelal gekozen voor tijdstippen tussen 13.00 en 16.30 (aanvangstijd).
- De gemiddelde lengte van een webinar 48 minuten is.
4. Praktische zaken
Deze tip gaat over de praktische zaken die ook horen bij het organiseren van een webinar. Het is goed om al in een vroeg stadium na te denken over de praktische zaken. Wat zijn de praktische zaken bij het organiseren van een webinar?
- Kies je voor een doe-het-zelf webinar of voor een professioneel webinar door een aanbieder zoals Webinars.nu?
- Leg de studio vast.
- Hoe ziet het promotieplan eruit? Zie ook de volgende tip.
- Welk format gebruik je? Wordt het een presentatie of een gesprek tussen meerdere sprekers?
- Welke setting kies je in de studio? Een desk of een talkshowtafel?
- Wie doet wat? En wie is waar verantwoordelijk voor? Maak een draaiboek. Download bijvoorbeeld ons gratis draaiboek (sjabloon en voorbeeld).
- Zorg dat de sprekers op het juiste moment op de juiste locatie zijn.
5. Inschrijfpagina en promotie
De vijfde tip gaat over de promotie van het webinar. Promotie voor een webinar gebeurt vrijwel altijd online. Van belang is een duidelijke inschrijfpagina. Zorg ervoor dat er geen afleiding is en de enige call-to-action op de inschrijfpagina het inschrijfformulier is.
De meest effectieve manier om een webinar te promoten is via de e-mail. Als je als organisator van een webinar de beschikking hebt over een eigen database zet je deze uiteraard in.
Gebruik het 5 W’s principe voor het opstellen van een inschrijfpagina en het verzenden van (dedicated) e-mailings over jouw webinar.
- Wat? Geef de webinar een pakkende titel, en beschrijf kort wat jouw doelgroep van het webinar kan verwachten. Waar gaat het webinar over? Gebruik bij voorkeur bulletpoints.
- Wanneer? Wanneer is het webinar en hoe lang duurt het webinar?
- Waar? Leg kort en eenvoudig uit hoe mensen kunnen deelnemen. Bij voorkeur is dit dezelfde link als waar men inschrijft. Laat ook weten hoe ver van te voren mensen de digitale lobby binnen kunnen.
- Wie? Introduceer presentatoren/experts. Vergeet niet te vermelden waarom juist deze sprekers interessant zijn voor jouw doelgroep.
- Waarom? Waarom organiseer je het webinar? Leg uit voor wie het webinar relevant is en waarom jouw doelgroep zou moeten deelnemen aan dit webinar? Welke kennis hebben ze na het webinar, die ze ervoor nog niet hadden? Vergeet niet vanuit jouw doelgroep te denken: “What’s in it for me?”
Introductievideo
Overweeg ook om een korte video op te laten nemen met één of een aantal van de sprekers die in de video opsommen waar het webinar over gaat en de kijker oproept zich direct in te schrijven. Dit soort video’s lenen zich bij uitstek voor publicatie op social media. Denk aan Facebook, LinkedIn of Twitter.
Reminders
Deelnemers schrijven zich misschien wel een aantal weken voordat het webinar plaatsvindt in. Zorg dat je in de tussentijd af en toe van je laat horen. Dat doe je door het versturen van een aantal reminders. Bij Webinars.nu adviseren we om 2 á 3 reminders te verzenden.
- Stuur ongeveer anderhalve week voor het webinar een inhoudelijke update. Denk bijvoorbeeld aan de bekendmaking van een nieuwe spreker of een inhoudelijke toevoeging aan het programma.
- Een dag van te voren. Stuur een eenvoudige reminder met een deelnam instructie.
- Half uur van te voren: Stuur een korte reminder waarin staat dat je nu live bent en het webinar bijna van start gaat.
6. Tips voor de presentatie
Veel webinars worden ondersteund door gebruik te maken van een presentatie. Meestal wordt hiervoor PowerPoint gebruikt. Wij raden PowerPoint aan om te gebruiken voor een webinarpresentatie. Houd ook rekening met onderstaande tips:
- Houd het rustig; zorg ervoor dat er niet teveel tekst op een slide staat.
- Gebruik visuals. Visuele content blijft beter hangen en zorgt voor een dynamisch webinar. Denk aan afbeeldingen, grafieken en diagrammen.
- Zorg voor een hoog contrast. Gebruik kleuren die ver uit elkaar liggen zodat alles goed overkomt bij deelnemers. Let op dat kleuren soms vertekend over kunnen komen.
- Zorg ervoor dat het webinar geen voorleesbeurt wordt. Gebruik de speaker notes daarom beperkt.
7. Maak werk van de eerste kennismaking met de kijker
Je hebt maar één kans op de eerste indruk. Bij een webinar zijn de eerste minuten nog veel belangrijker dan bij een fysieke bijeenkomst. Deelnemers zijn altijd maar één klik verwijderd van afhaken. Dat willen we voorkomen. Start het webinar daarom inhoudelijk en prikkelend. Doe een prikkelende uitspraak waar je later in het webinar inhoudelijk op ingaat. Of start direct met een pollvraag waar deelnemers op kunnen reageren, zodat je na het voorstellen van de sprekers direct ‘voer voor discussie’ hebt.
Start in elk geval niet met het voorstellen van de sprekers. Dat kan na een eerste inhoudelijke kennismaking. Een uitzondering geldt uiteraard als jouw webinar inhoudelijk is gebouwd rondom een toonaangevende spreker die jouw gehele doelgroep kent.
8. Voorbereiden en oefenen
Zorg dat je in aanloop naar het live webinar met de sprekers (digitaal) bij elkaar komt om het verloop van het webinar (gebaseerd op het draaiboek) door te nemen. En om te oefenen. Zit jij of zitten jouw sprekers krap in de tijd? Oefen dan in elk geval het begin van het webinar, de interactie en de afsluiting.
Voorbereiden sprekers
Bepaal of je het webinar volledig met eigen mensen doet, of samen werkt met een andere partij. Of huur je een spreker in via een sprekersbureau? Zorg dat je alle sprekers een aantal minuten spreektijd geeft, zodat alle sprekers gelijkwaardig aan bod komen. Het webinar blijft zo dynamisch. De samenwerking met een partner kan ook als voordeel hebben dat de externe sprekers het webinar promoten in hun eigen kanalen. Denk bijvoorbeeld aan LinkedIn.
Dry-run
Als je jouw webinar organiseert met Webinars.nu zorgen we er uiteraard voor dat ook voordat we live gaan nog voldoende tijd is om alles nog eens goed door te nemen en eventueel een ‘dry-run’ te doen. Een dry-run is het oefenen van het webinar voordat we daadwerkelijk live gaan. Dit geeft de mogelijkheid om nog wat verbeterpunten te bespreken en deze direct mee te nemen in het live webinar.
Uitloop
Voorbereiding en oefenen van het webinar is erg belangrijk. Maar het leuke van een webinar is dat je nooit alles volledig kunt voorspellen. Bijvoorbeeld door de interactieve mogelijkheden die webinars bieden. Zorg daarom dat je altijd rekening houdt met een aantal minuten uitloop. Het zou zonde zijn om relevante vragen te moeten laten liggen of het laatste deel van de webinar af te moeten raffelen omdat de tijd op is.
9. Interactie voorbereiden
De negende tip gaat over de interactie in het webinar. We hopen natuurlijk dat de deelnemers van jouw webinar spontaan vragen insturen waar over doorgesproken kan worden in de studio. En dat de deelnemers allemaal de polls beantwoorden. Maar wat nu als er geen vragen binnenkomen? Zorg er als organisator voor dat je altijd een back-up plan hebt. Bijvoorbeeld door simpelweg zelf twee of drie vragen voor te bereiden.
We zien vaak dat deelnemers aan een webinar eerst even gezien moeten hebben hoe alles in zijn werk gaat voordat ze zelf een vraag ‘durven’ te stellen. Als er één schaap over de dam is volgen er meer.
Interactie spreiden
Een belangrijk kenmerk van een webinar is de actieve betrokkenheid van de deelnemer. Zorg er daarom voor dat je de interactie spreid. Neem dit ook mee in het draaiboek. Bijvoorbeeld door elke 10 minuten even de tijd te nemen voor het behandelen van een aantal kijkersvragen of het starten van een poll.
10. Vergeet de opvolging niet
De laatste, maar misschien wel de belangrijkste tip gaat over de opvolging van het webinar. Vaak zien we dat, nadat sprekers blij uit de studio vertrekken, iedereen blij en tevreden is. Maar dit is het meest cruciale moment om in contact te blijven met de sprekers. Zeker bij een commercieel webinar is het zaak om niet te lang te wachten met de opvolging.
- Maak de opname dezelfde dag beschikbaar om terug te kijken.
- Stuur zodra de opname beschikbaar is een e-mail naar iedereen die is ingeschreven met de mogelijkheid de webinar nog eens terug te kijken of alsnog te kijken (no-show).
Analyse rapportage
Daarnaast is dit het moment om een aantal dagen na afloop van de webinar om eens goed naar de rapportage van het webinar te kijken. Wie heeft zich ingeschreven? Wie heeft er ook daadwerkelijk live deelgenomen aan het webinar? Welke vragen zijn door wie gesteld gedurende de live uitzending? Dit is belangrijke input om te hanteren bij de opvolging. Zorg ervoor dat je op maat mails stuurt, of dat je de meest relevante contacten direct laat bellen door een inhoudskundige.
De minder ‘warme leads’ stuur je een ebook of checklist over het onderwerp en zijn wellicht in een later stadium klaar voor een persoonlijk contact.
Opname opknippen
Een extra tip is het opknippen van de webinar opname in ‘snippets’. Op deze manier kun je delen van het webinar later nog eens onder de aandacht brengen bij de doelgroep met verwijzing naar het gehele webinar.
Conclusie
Met bovenstaande tips ben je verzekerd van een professioneel webinar. Wil je nog meer informatie over de impact die je kunt maken met webinars? Download dan ‘Het Grote Webinar Handboek’. Wil je direct aan de slag met het organiseren van een webinar in een professionele studio? Download dan onze dienstbeschrijving en neem contact met ons op.
