Een goede webinar uitnodiging beantwoordt in een paar zinnen vier vragen: wat leer ik, is dit voor mij, wie vertelt het en wanneer is het? Zet daarom in elke uitnodiging een concrete onderwerpregel, een korte introductie, de opbrengst in drie punten, de sprekers, de datum, tijd en duur, en één duidelijke aanmeldknop. Pas daarnaast de boodschap aan op de ontvanger. Een klant, een prospect en een lid hebben namelijk elk een andere relatie met je organisatie. Hieronder vind je voor alle drie een compleet voorbeeld.
In het kort
- Voor wie
- Organisatoren die de eerste uitnodiging voor een webinar schrijven
- Altijd erin
- Onderwerpregel, opbrengst, sprekers, datum, tijd, duur en aanmeldknop
- Versturen
- Twee tot drie weken vooraf
- Belangrijkste tip
- Eén knop, één actie: aanmelden
- Leestijd
- 6 minuten
Wat zet je in een webinar uitnodiging?
Een uitnodiging wordt meestal gescand, niet gelezen. Daarom moet de lezer de belangrijkste informatie in één oogopslag zien. Deze onderdelen horen erin:
| Onderdeel | Waarom | Tip |
|---|---|---|
| Onderwerpregel | Bepaalt of de mail wordt geopend | Gebruik de webinartitel met een concrete belofte |
| Voorvertoning | Tweede regel in de inbox | Vul aan wat de onderwerpregel niet zegt, zoals de duur |
| Introductie | Maakt de relevantie duidelijk | Begin bij de vraag of situatie van de lezer |
| Opbrengst | Reden om je aan te melden | Drie korte punten: wat weet of kan de deelnemer daarna? |
| Sprekers | Geeft geloofwaardigheid | Naam, functie en organisatie |
| Datum, tijd en duur | Nodig om te beslissen | Vermeld ook dat het online is en of terugkijken kan |
| Aanmeldknop | De enige actie | Eén knop, met een duidelijke tekst |
Een sterke titel is het halve werk. Hoe je die schrijft, lees je in een goede webinartitel schrijven.
Waarom de boodschap per ontvanger verschilt
Hetzelfde webinar kan voor verschillende groepen interessant zijn, maar om andere redenen. Een klant kent je al en wil verdieping. Een prospect kent je nauwelijks en wil vooral weten of je hem helpt met zijn probleem. Een lid verwacht dat de vereniging zijn belangen behartigt en hem op de hoogte houdt. Daarom verschilt per groep de aanhef, de reden om te kijken en de toon.
Let bij prospects bovendien op toestemming. Voor commerciële e-mail heb je in principe vooraf toestemming nodig, zo legt de ACM uit. Bereik prospects zonder toestemming daarom liever via LinkedIn, je website of partners.
Voorbeeld 1: webinar uitnodiging voor klanten
Klanten hebben al vertrouwen in je organisatie. Benadruk daarom de verdieping en het voordeel van hun klantrelatie, zoals ruimte voor eigen vragen.
Voorbeelduitnodiging · klanten
Onderwerp: Jaarrekening 2026: wat verandert er voor je mkb-klanten?
Voorvertoning: Webinar van 45 minuten op donderdag 10 december, met ruimte voor jouw vragen.
Beste [voornaam],
De regels voor de jaarrekening veranderen. Wat betekent dat voor de mkb-klanten die je adviseert? In dit webinar praten onze specialisten je in 45 minuten bij.
Je leert:
• welke drie wijzigingen het meeste effect hebben op kleine ondernemingen;
• welke gegevens je nu al bij klanten moet opvragen;
• hoe je klanten in één gesprek op de hoogte brengt.
Sprekers: [naam], partner verslaggeving, en [naam], specialist mkb.
Donderdag 10 december · 10.00–10.45 uur · online, in je browser. Kun je niet live? Na aanmelding ontvang je ook de terugkijklink.
[Knop] Meld je gratis aan
PS Heb je al een vraag? Je kunt hem bij de aanmelding meesturen.
Voorbeeld 2: uitnodiging voor prospects
Een prospect heeft geen reden om jou te vertrouwen, behalve de inhoud. Zet daarom het probleem centraal en hou de organisatie op de achtergrond. Laat ook zien dat het webinar geen verkooppraatje is.
Voorbeelduitnodiging · prospects
Onderwerp: NIS2 in 45 minuten: wat moet jouw IT-afdeling nu regelen?
Voorvertoning: Praktisch webinar met een checklist die je direct kunt gebruiken.
Beste [voornaam],
Veel IT-managers weten dat de NIS2-richtlijn eraan komt, maar niet precies wat er van hen wordt verwacht. Daarom zetten we in dit webinar de belangrijkste verplichtingen op een rij.
Na dit webinar weet je:
• of jouw organisatie onder de richtlijn valt;
• welke maatregelen het eerst aandacht vragen;
• hoe je de voortgang aantoonbaar maakt.
Spreker: [naam], security consultant, met een praktijkvoorbeeld van [klant of organisatie].
Dinsdag 26 januari · 15.00–15.45 uur · online. Alle deelnemers ontvangen na afloop de checklist.
[Knop] Ik meld me aan
Voorbeeld 3: uitnodiging voor leden
Leden verwachten dat hun vereniging hen informeert over wat hen raakt. Benadruk daarom het belang voor hun beroep of sector, en eventuele voordelen zoals PE-punten of de mogelijkheid om mee te praten.
Voorbeelduitnodiging · leden
Onderwerp: Ledenwebinar: PE-punten op orde vóór 1 januari
Voorvertoning: Wat moet je nog regelen? In 45 minuten helder, inclusief PE-registratie.
Beste [voornaam],
Het einde van de PE-periode komt in zicht. Daarom organiseren we op woensdag 9 december een ledenwebinar over de nieuwe regels voor permanente educatie.
In dit webinar:
• hoor je welke wijzigingen er per 1 januari gelden;
• zie je hoe je je punten eenvoudig registreert;
• stel je je vragen rechtstreeks aan het bestuur.
Sprekers: [naam], voorzitter, en [naam], commissie opleidingen.
Woensdag 9 december · 12.30–13.15 uur · online. Wie het webinar volledig bekijkt, ontvangt 1 PE-punt.
[Knop] Meld je aan als lid
Veelgemaakte fouten in een webinar uitnodiging
- Een onderwerpregel als “Uitnodiging webinar” zonder onderwerp.
- Een lange introductie over je organisatie voordat het onderwerp aan bod komt.
- Meerdere knoppen en links, waardoor niet duidelijk is wat de lezer moet doen.
- Geen duur vermeld, zodat de lezer niet weet hoeveel tijd het kost.
- Sprekers zonder functie of organisatie.
- Dezelfde tekst voor klanten, prospects en leden.
Wanneer verstuur je de uitnodiging?
Verstuur de eerste webinar uitnodiging twee tot drie weken van tevoren, en maximaal vier weken. Zo heeft je doelgroep tijd om het in te plannen, maar vergeet ze het niet. Herinneringen zijn een apart onderdeel: die stuur je na de aanmelding, bijvoorbeeld een dag en twintig minuten vooraf. Hoe je daarmee de opkomst verhoogt, lees je in no-shows bij webinars verminderen. Wil je daarnaast via sociale media uitnodigen? Lees dan hoe je je webinar promoot via LinkedIn.
Een uitnodiging verkoopt geen webinar. Ze laat de juiste lezer in tien seconden zien waarom hij erbij moet zijn.
Webinars.nu
Inschrijflink, bevestiging en reminders geregeld
Bij een webinar van Webinars.nu verstuur jij de uitnodiging aan je eigen doelgroep. Wij leveren de inschrijflink en zorgen voor de bevestiging en de reminders.
Webinar laten organiseren →Veelgestelde vragen
Een concrete onderwerpregel, een korte introductie vanuit de vraag van de lezer, de opbrengst in drie punten, de sprekers, datum, tijd en duur, en één duidelijke aanmeldknop.
Twee tot drie weken van tevoren, en maximaal vier weken. Herinneringen volgen na de aanmelding, bijvoorbeeld een dag en twintig minuten vooraf.
Ja. Klanten willen verdieping, prospects willen weten of je hun probleem oplost. De opbrengst en de toon verschillen daarom per groep.
Gebruik de titel van het webinar met een concrete belofte, bijvoorbeeld “NIS2 in 45 minuten: wat moet jouw IT-afdeling nu regelen?”. Vermijd een algemene regel als “Uitnodiging webinar”.
Voor commerciële e-mail heb je in principe vooraf toestemming nodig. Bereik prospects zonder toestemming liever via LinkedIn, je website of partners.
Jij nodigt uit, wij regelen de rest
Webinars.nu verzorgt sinds 2010 webinars voor organisaties in heel Nederland. Inmiddels meer dan 500, met in totaal ruim 100.000 deelnemers. Wij maken de inschrijfpagina in jouw huisstijl, versturen bevestigingen en reminders en verzorgen de uitzending.
